Sistema de apoyo académico
Brindar apoyo al aprendizaje de los estudiantes mediante consultas académicas utilizando su lengua materna y el inglés, así como mediante tutorías individuales fuera del horario de clases y la provisión de información útil para el estudio. Se trabaja en coordinación con el personal encargado de la orientación estudiantil y con las instituciones educativas locales, incluyendo la enseñanza en línea.
A los estudiantes con bajo rendimiento se les imparten clases de refuerzo y se les asignan tareas adicionales. Asimismo, se ofrece orientación relacionada con el futuro académico, como la preparación para exámenes específicos de cada universidad, fuera del horario de clases.
Se apoya el aprendizaje mediante la organización de clases por niveles según la competencia académica, así como mediante orientación individual basada en la carrera deseada de cada estudiante.
Sistema de control y seguimiento de asistencia
La asistencia se gestiona mediante la introducción de datos en Excel, procurando mantener siempre actualizada la información. Cuando se detecta una disminución en la tasa de asistencia, se realizan entrevistas y se ofrecen orientaciones de manera inmediata.
En cuanto al control de asistencia, los tutores de clase informan semanalmente al responsable de orientación estudiantil sobre los estudiantes con problemas de asistencia. A finales de cada mes, se recopila y resume la situación de asistencia, se llama a los estudiantes con inasistencias para brindarles orientación, se registra la información en el sistema y, en colaboración con las instituciones educativas locales y los padres o tutores, se llevan a cabo acciones de seguimiento para mejorar la situación.
Apoyo para el traslado o cambio de institución en caso de desastres u otras emergencias
De acuerdo con el plan de apoyo para la transferencia a otra institución, se gestiona la reubicación del estudiante en otra escuela y se proporcionan los apoyos necesarios, procurando en la medida de lo posible atender sus preferencias.
En la etapa inicial en caso de desastre, se trabaja en cooperación con el distrito de Nagata para estabilizar la vida de los estudiantes. Una vez estabilizada la situación, la Asociación para la Promoción de la Educación del Idioma Japonés asume un papel central, y las escuelas miembros colaboran entre sí para brindar apoyo en las transferencias.
Se garantiza un entorno que permita la continuidad del aprendizaje mediante la transferencia a escuelas miembros ubicadas en regiones o mediante el uso compartido de aulas de dichas escuelas miembros.
Sistema de orientación y acompañamiento para la vida estudiantil
Para garantizar una vida de estudios en el extranjero segura y cómoda, se informa a los estudiantes sobre las normas y las precauciones al realizar trabajos a tiempo parcial. Se realizan entrevistas periódicas para comprobar su vida diaria y el progreso de su trayectoria académica y profesional, y se les ofrece orientación y asesoramiento.
En cuanto a la vida diaria, el personal académico y administrativo colabora para brindar orientación según la situación individual de cada estudiante. Los tutores realizan entrevistas periódicas y, según las circunstancias, el personal de orientación estudiantil, las instituciones educativas locales y los padres o tutores colaboran en la orientación. También se trabaja en cooperación con la comisaría de policía y con el distrito de Nagata para proporcionar información y orientación adecuadas.
En relación con la orientación profesional, los tutores realizan entrevistas periódicas para ofrecer orientación, además de la orientación individual proporcionada por el personal especializado en orientación de carrera.
Sistema de exámenes médicos y control de la salud
La escuela realiza reconocimientos médicos dos veces al año, y los estudiantes deben someterse a un examen médico una vez al año. Cuando los estudiantes declaran antecedentes médicos o enfermedades preexistentes, se les brinda apoyo para que puedan acudir a centros médicos adecuados. Asimismo, cuando los estudiantes presentan problemas de salud, el personal docente que pueda ofrecer asistencia de interpretación les atiende en la medida de lo posible.
Sistema de apoyo a la residencia y colaboración con empresas y autoridades locales
En la orientación dentro de la escuela para la renovación del periodo de estancia, se confirman los documentos necesarios y las actividades fuera del estatus de residencia, y los trámites de renovación se realizan en conjunto mediante el sistema de solicitud por intermediación de la escuela.
Se llevan a cabo orientaciones sobre la vida diaria inmediatamente después del ingreso y al final de cada año académico. Asimismo, se gestiona el control de las actividades fuera del estatus de residencia y se organiza el alojamiento en residencias estudiantiles.
Con los aspirantes a ingresar, se realizan entrevistas para verificar directamente la capacidad de financiamiento de los estudios y el nivel de japonés. Si se detecta la participación de intermediarios inapropiados, la admisión no será concedida.
Durante el periodo de estudios, se supervisa de manera precisa la situación de las actividades fuera del estatus de residencia. En el momento del ingreso y de la renovación del periodo de estancia, se realizan orientaciones por país para garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas correspondientes.
Asimismo, se instruye de manera exhaustiva al profesorado y al personal para el cumplimiento de la normativa legal, y se realizan los informes correspondientes a las instituciones pertinentes. Además, se atienden consultas relacionadas con la vivienda estudiantil y otros aspectos de la vida diaria según sea necesario.
Otros sistemas de apoyo
Debido a que muchos estudiantes sienten ansiedad al acudir a hospitales en un idioma extranjero, se les brinda apoyo que incluye la derivación a centros médicos, la gestión de reservas de citas en su nombre y el acompañamiento con servicio de interpretación cuando es necesario.
Se realizan simulacros de prevención de desastres dos veces al año y se lleva a cabo orientación sobre la vida diaria en coordinación con la comisaría de policía correspondiente. El apoyo a la vida estudiantil se realiza en cooperación con Nagata Ward.